Ngay bây giờ, bạn hãy ngừng suy nghĩ về cách quản lý thời gian. Hãy xác định ba việc quan trọng nhất trong ngày, tuần, tháng, năm và cuộc sống. Sau đó, sử dụng nguyên lý 80/20 của Pareto, dành 20% thời gian làm việc mỗi ngày tập trung tinh thần và sức lực thực hiện ba việc quan trọng, cuộc sống của bạn sẽ có thành tựu hoàn toàn khác.
Tác giả Brian Tracy trong cuốn Eat That Frog đã viết: "Nếu bạn phải ăn một con ếch, đừng nhìn chằm chằm vào nó trong thời gian dài. Nếu bạn phải ăn ba con ếch, hãy nhớ ăn con lớn và xấu nhất đầu tiên".
Nhà tư vấn phát triển lãnh đạo có 30 năm kinh nghiệm David Chard, người sáng lập Công ty tư vấn quản lý Engaging Minds, cho rằng ba việc quan trọng nhất chính là ba con ếch mà bạn cần phải ăn và đưa ra những lời khuyên sau để công việc và cuộc sống của bạn trở nên tốt đẹp hơn:
1.
Đầu tiên, hãy xác định "ba con ếch" của bạn. Hãy tự hỏi: "Nếu tôi chỉ có thể hoàn thành một việc vào năm 2014 có tác động lớn nhất đến công việc và sự nghiệp của tôi, đó sẽ là gì? Hãy viết việc đó ra giấy. Tương tự, tìm ra hai việc quan trọng còn lại và viết ra giấy.
Đây chính là ba con ếch lớn và xấu xí của bạn! Chúng rất quan trọng, bạn cần tập trung tinh thần và sức lực để hoàn thành những việc này.
2.
Sau khi đặt sự chú ý vào ba việc quan trọng, bạn hãy bắt đầu sử dụng quy luật Pareto: “80% thành tích đến từ 20% hoạt động”, đầu tư ít nhất 20 % thời gian làm việc mỗi ngày để phục vụ cho “ba con ếch” của bạn - chúng là những hoạt động không khẩn cấp nhưng quan trọng. Stephen Covey - tác giả cuốn sách gối đầu giường của các nhà lãnh đạo 7 thói quen của người thành đạt gọi đây là các hoạt động "đòn bẩy cao": các hoạt động này có thể tạo ra kết quả lớn hơn các hoạt động khác.
Nếu không làm như vậy, bạn dễ trở nên mệt mỏi về thể chất và tinh thần, luôn bị các vấn đề cấp bách và nguy cơ cuốn đi. Bạn có thể mất kiểm soát vì bị các vấn đề cấp bách sắp xếp cuộc đời bạn.
3.
Bảo vệ thời gian phục vụ “ba con ếch” mỗi ngày. Làm thế nào để chắc chắn bạn có đủ thời gian tập trung vào những con ếch lớn và xấu xí? Câu trả lời là: “Rất đơn giản nhưng không dễ thực hiện”. Điều này có nghĩa bạn cần sử dụng thời gian hiệu quả.
Nói cách khác, bạn phải nói “không” với những hoạt động lãng phí thời gian như các cuộc gọi điện thoại, cuộc họp và trả lời những e-mail không cần thiết. Đánh dấu trên lịch thời gian phục vụ cho “ba con ếch”, đặt nó vào tình trạng “bất khả xâm phạm”. Như vậy, bạn có thể đảm bảo thời gian cho những việc này.
Nếu có ai đó muốn làm gián đoạn bạn trong thời gian này, chỉ cần giải thích với họ đây là thời gian làm những việc quan trọng của bạn, bạn sẽ liên hệ với họ sau. Theo thời gian, mọi người sẽ bắt đầu tôn trọng cách mà bạn tập trung, họ sẽ chú ý những kết quả tốt đẹp mà bạn đạt được.
4.
Áp dụng nguyên tắc ba sự kiện cho toàn bộ cuộc sống của bạn. Trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, chẳng hạn như vấn đề sức khỏe, gia đình, quản lý tài chính cá nhân, thiết lập mối quan hệ, phát triển bản thân, thư giãn và hưởng thụ... bạn đều có thể xác định "ba con ếch" ý nghĩa nhất.
Nếu bạn kiên trì đầu tư 20% thời gian vào các vấn đề quan trọng, bạn có thể đạt được thành tựu vượt qua trí tưởng tượng của bản thân. Đồng thời, bạn vẫn có thể sử dụng 80% thời gian còn lại để đối phó với tất cả những việc khẩn cấp.
5.
Cuối cùng, bạn phải lập ra danh sách Những việc phải làm hàng ngày và tuân thủ nghiêm ngặt.
| "Chúng ta mãi mãi không thể phá vỡ các quy luật. Hãy đối mặt với chúng, chúng ta chỉ có thể không ngừng thay đổi bản thân" - Stephen Covey. |
